Docházka 3000 – Typy práce

sledování prováděné práce a práce na zakázkách

Docházkový systém Docházka 3000 umí, kromě sledování odpracované doby a vyhodnocení přerušení a absencí, také sledovat jakou práci v době přítomnosti pracovník dělá. Využít lze toto například pro vyhodnocení doby odpracované na zakázkách pro Vaše odběratele, nebo pro sledování vytíženosti strojů a podobně. Sledování činnosti v průběhu pracovní doby (přítomnosti na pracovišti) se v systému Docházka 3000 označuje jako typy práce. Od verze 6.56 lze místo typů práce sledovat pracovní poměry. Aby modul fungoval pro typy práce, musí bát v menu Firma / Editace údajů vypnutá položka „Povolit více pracovních poměrů…“

Typy práce je třeba nejprve nadefinovat v menu Firma / Typy práce

Poté si je pracovnici v průběhu pracovní doby čipují buď na terminálech nebo přes PC

Vyhodnocení se provádí v menu Ostatní / Typy práce

Tato příručka popisuje všechny 3 výše uvedené kroky plus některé další podrobnosti.

1. Definice typů práce – menu Firma / Typy práce

Typy práce je třeba nejprve nadefinovat v menu Firma / Typy práce. V horním formuláři „Zakládání typů práce“ zadáváte jméno práce a její číslo. Můžete nastavovat také stav – práci pozastavenou a ukončenou nelze čipovat. Pokud jí některý pracovník na terminálu zadá, docházka číslo zahodí a použije nulu. Čipovat lze pouze práce ve stavu Zahájený.

Přes tlačítko „Nastavení příplatků“ lze například u Svařování zadat příplatek 10,-Kč/hod. a podobně.

Ve spodním formuláři je třeba nastavit práva pro čipování jednotlivých praci. Právo se nastavuje tak, že vyberete práci a k ní kategorii. Ke každé práci je možné zadat více kategorií – postupným založením více řádků. Tímto zajistíte, že pouze zaměstnanci ve zvolených kategoriích budou mít k práci přístup. Pokud ji čipne někdo z kategorie, která není k práci přidělena, program číslo práce zahodí – nastaví nulu.

Tímto tedy například zajistíte, že uklízečky, které mají vlastní kategorii, nebudou moci některé práce zadávat. Aby Vám například uklízečka nečipnula Svařování a podobně. Kategorii patřící uklízečkám prostě k práci nepřiřadíte. Omezení na kategorii funguje jen při čipování přes počítač nebo terminál BM-Term on-line. U off-line s řídící jednotkou nebo term. BM-Finger se omezení na kategorii nezohledňují.

Pokud nechcete sledovat vykonávanou práci, ale potřebujete sledovat na které zakázce pracovník pracuje, je situace velice podobná. Pouze do horní tabulky do jmen nezadáte práci, ale název zakázky.

Opět jednoduchý příklad – zaměstnáváte projektanty a potřebujete sledovat, na jakém projektu zrovna pracují – pro jakého odběratele, který si u Vás zakázku zadal.

Nastavíte tabulku např. takto:

Do popisu typu práce tedy zadáte název zakázky. Dole opět nastavíte kteří pracovníci (podle zařazení v kategoriích) mají ke které zakázce přístup. Na příkladu je u zakázky 1 je přistup pro 2 kategorie.

V horní tabulce je využito nastavení hodinové sazby, které poté může sloužit pro vyhodnocení mezd.

Ukázka nastavení sazeb přes tlačítko „Nastavení příplatků“:

Příplatky se vyhodnocují nejen ve vyhodnocení typů práce (Ostatní / Typy práce), ale také v exportu výsledovky pro přenos do mezd (Ostatní / Výsledovka), nebo přímo v mzdovém modulu, který je součástí Docházky 3000 (Ostatní / Mzdy).

Další možností je využití sazeb ne jako příplatků pro zaměstnance, ale nastavíte jimi hodinovou sazbu práce a použijete jí pro fakturaci zakázky odběrateli (spodní tabulka ve vyhodnocení - Ostatní / Typy práce).

Možností využití sazeb je tedy více.

Docházka 3000 umí i kombinaci Práce / Zakázka. Umí tedy sledovat jakou práci na jaké zakázce pracovník provádí. (Toto ale nelze použít u terminálů s řídící jednotkou ). Vrame se k prvnímu příkladu, kdy máte v tabulce typů práce zadané činnosti (svařování, soustružení atd.) a chcete sledovat nejen to, co pracovník dělá např. na jakém stoji, ale i na které zakázce pro jakého odběratele tuto činnost provádí. Pak stačí dole zatrhnout volbu „U typů práce podporovat zakázky“ potvrzením pomocí tlačítka Změnit přibude dole na konci stránky formulář „Zakládání zakázek“, do kterého vyplníte názvy zakázek například následovně:

Poté se veškeré nadefinované práce v horní tabulce sami rozkopírují k jednotlivým zakázkám: Viz ukázka:

A rovněž práva pro přiřazení páru „Zakázka::Práce“ ke kategoriím se automaticky rozkopírují: Viz zde:

Pokud některé kombinace „Práce::Zakázka“ nebo práva „Páce::Zakázka – Kategorie“ nechcete používat, stačí je z odpovídající tabulky vymazat přes odkaz Smazat.

Počet zakázek není omezen, prací ale může být maximálně 99.

Poslední možností využití typů práce v Docházce 3000 je posouvání příchodů / odchodů – viz tlačítko „Posouvání seancí dle typu práce“. Je to něco významově jiného, než bylo popisováno doposud. Zde nejde o sledování práce nebo zakázek a tedy využití pracovní doby. Naopak se jedná například o situaci, kdy rozvážíte třeba zedníky po stavbách. Zaměstnanci přijdou ráno na stanoviště rozvozu, kam pro ně přijedete a při nastupování budou čipovat na terminálu příchod, přičemž zároveň zadají číslo stavby, na kterou je povezete. V docházce pak bude nastaveno, že např. na stavbu 1 trvá cesta 30 minut. Pracovník si čipne při nastupování v 6:25 a příchod bude zapsán do docházky o 30 minut posunutý, tedy v 6:55. U jiné stavby bude nastavena jiná délka a tak se např. na bližší stavbu čas posune o kratší dobu atd. podobně lze pracovat i s čipováním odchodů.

Poslední tlačítko, které je v menu Firma / Typy práce k dispozici, je tlačítko „Přečíslovat typy práce“.

Toto využijete, pokud máte čipovací docházkové terminály BM-Term nebo BM-termPlus napojené na řídící jednotku BM-RJ02. Zde je totiž omezení, že rozsah čísla typu práce je pouze 0 až 99. U terminálů bez řídící jednotky toto omezení není, ale v off-line zapojení s RJ je rozsah čísel takto omezen. Proto pokud některou práci (zakázku) již dokončíte, je možné jí tímto tlačítkem přečíslovat na vyšší číslo 100 a více. Tento typ práce sice nebude možné z terminálu zadávat, ale to nevadí, protože je stejně dokončena (zakázka vyfakturovaná, odběratel jí přebral atd.). Původní číslo se Vám tak uvolní pro práci novou. Takže v programu stále budou staré dokončené práce (zakázky) dohledatelné (budou mít čísla 100 a více), ale čísla 1 (0) až 99 jsou volná pro práce aktivní a starými ukončenými nejsou blokována.

Využití tlačítka pro přečíslování typů práce není možné při zapnuté podpoře zakázek (viz str.3). Ale vzhledem ke skutečnosti, že kombinace Práce::Zakázka vyžaduje v každém případě možnost zadat čísla typu práce větší jak 100, je možné tuto kombinaci používat pouze při čipování přes PC, nebo terminály bez napojení na řídící jednotku (on-line varianta nebo biometrie).

2. Čipování typů práce zaměstnanci

Jak již bylo řečeno výše, zaměstnanci mohou typy práce zadávat jak při čipování přes počítač, tak pomocí terminálů na čipy, karty, otisky prstu atd. U terminálů napojených na řídící jednotku je omezení pro čísla typů práce jen 0 až 99. U terminálů bez řídící jednotky BM-RJ02 (on-line zapojení nebo biometrie) nebo při čipování přes program toto omezení není a je možné zadávat číslo práce v rozsahu 0 až 2 147 483 647. Čili více jak 2 miliardy možností. Pro správné nastavení biometrického terminálu BM-F702 na otisk prstu použijete návod „F702_vlastní_Fklavesy.pdf“ , který je na instalačním CD docházky ve složce \terminal\doc\bmfinger\

Zaměstnanec, který již při příchodu do práce ví, jakou práci (zakázku) bude vykonávat, zadá její číslo již při čipování tohoto prvního ranního příchodu takto:

a) Při čipování na PC vybere číslo práce ze seznamu u položky Typ práce před vložením příchodu.

b) U terminálu BM-term zmáčkne klávesu * (hvězdička), vyuká číslo práce a přiloží kartu/čip.

c) U terminálu BM-termPlus zmáčkne klávesu Typ Práce, vyuká číslo práce a přiloží kartu/čip.

d) U biometrického terminálu přiloží prst a na výzvu „Pracovní kód“ zadá číslo práce a zmáčkne OK. U těchto terminálů musí být podpora prac.kódů v nastavení terminálu zapnuta na volbu Mode1 a v docházce musí být formát terminálu správně nastaven, aby byl prac.kód převeden na typ práce a ne na číslo přerušení/absence.

Pokud číslo práce při první příchodu nezná, čipne si normální příchod bez kódu práce (u čipování přes PC nechá typ práce 0-Typ neurčen). Jakmile číslo práce zjistí, čipne si změnu práce takto:

a) Při čipování na PC vybere místo volby Příchod/Odchod položku Změna a ze seznamu typ práce

b) U terminálu BM-term zmáčkne klávesu C, vyuká číslo práce a přiloží kartu/čip.

c) U terminálu BM-termPlus zmáčkne klávesu Změna práce, vyuká číslo práce a přiloží kartu/čip.

d) U biometrického terminálu zmáčkne funkční klávesu pro změnu práce (nutno nastavit pomocí vlastního formátu terminálu – viz dokumentace k zařízení) přiloží prst a na výzvu „Pracovní kód“ zadá číslo práce, OK.

Takto může měnit práci i několikrát v průběhu dne. Důležitý rozdíl je v tom, že při změně práce musí mít předchozí identifikaci buď příchod, nebo změnu práce. Změna práce totiž k existujícímu příchodu zapíše odchod a hned automaticky založí další příchod již s novým číslem práce. Změna práce tedy ukončí předchozí seanci a založí novou. Proto je nutné správné zadávání na terminálu, aby logicky navazovaly identifikace.

Není tedy možné při prvním čipování tento den (první příchod) použít změnu práce. Ta se používá až v průběhu již započaté pracovní doby. Při čipování na PC program při zadávání prvního příchodu nebo po odchodu (např. na krátkodobé přerušení) ani volbu pro změnu práce nenabídne. Ale při čipování na terminálu je třeba logiku dodržet.

Pokud již pracovník odchází domů (končí směnu) nebo odchází na přerušení (např. na oběd), stačí čipnout normální odchod. Zadá-li při odchodu rovněž typ práce, je tento typ použit pro celou poslední seanci (poslední pár příchod – odchod). Toho lze využít v tom případě, kdy práci při příchodu nezadal, během dne pracoval jen na jediném typu práce a zapomněl jej změnou práce zadat. Při odchodu tedy může dodatečně takto učinit.

Pokud se následně do práce opět vrací a chce typ práce zadat, nepoužije změnu práce (!), ale zadá práci jako u prvního příchodu (např.u BM-term přes hvězdičku).

Je třeba také upozornit na předvolenou funkci programu pro zamezení dvojích identifikací – zahození duplicitního čipnutí. Mezi jednotlivými čipnutími stejného pracovníka by měla uplynout alespoň 1 minuta. Jinak bude druhé a další čipnutí ve stejnou minutu zahozeno jako duplicita.

Nyní ukázka, jak vypadá výpis docházky s uvedenými typy prací, které pracovník během dne dělal:

Na prvním příkladu vidíme docházku paní Konečné:

Paní přišla v 5:55 a nedala žádný typ práce. V 6:03 se dověděla, jakou práci bude dělat a tak si čipnutím změny práce zadala práci 5 (číslo v hranatých závorkách), kterou dělala až do odchodu v 14:32.

Na druhé výpise je docházky pana Rosického:

Ten hned při prvním příchodu věděl, že bude pracovat na práci 1, takže hned při příchodu práci zadal (na BM-term hvězdičkou). Práci dělal až do 11:20, kdy odešel na oběd/přestávku (kód abs.7).

Pokud by práci nezadal ráno při příchodu, mohl jí zadat i v tomto okamžiku, kdy čipuje odchod na oběd. Postup na BM-term by byl tento - zmáčkne B (odchod), 7 (přestávka/oběd, tedy absenci na kterou odchází), * (hvězdičku-typ práce), 1 (číslo práce ze které odchází), přiloží kartu/čip.

Poté se v 11:56 vrací z oběda zpět do práce a zrovna zadává, že bude pracovat opět na práci 1. Postup na BM-term: zmáčkne A(příchod) může ale nemusí zmáčknout 7 (příchod z oběda, ale program jej umí doplnit sám), * (hvězdička-zadání práce), 1 (čislo práce kterou bude dělat), přiloží kartu/čip.

Ve 13:04 přestal pracovat na práci 1 a přešel na práci 2. Využil tedy změnu práce. Na Bm-term zmáčkne C (změna práce), 2 (práce na kterou přechází), přiloží kartu/čip.

Ve 13:45 se opět vrátil k práci 1 – pomocí změny práce nahrál kód 1, čímž ukončil předchozí práci 2.

V 15:22 čipnul odchod - odešle domů. Na Bm-term pouze přiloží kartu/čip, nemusí mačkat nic. Ale výsledek by byl stejný i pokud by zmáčkl B (odchod), * (hvězdičku – zadání práce), 1 (číslo práce kterou doposud dělal), přiložení karty/čip. Výsledek bude v tomto případě stejný, protože pokud nezmáčkne nic, program vše doplní.

Velice důležité je tedy správné zadávání – logické návaznosti seancí příchod-odchod. Pro každou seanci (pár příchod-odchod) je pouze jeden typ práce (v hranatých závorkách).

Typy práce tedy definují něco úplně jiného než přerušení (krátkodobé absence).

Typ práce říká, co pracovník dělal mezi příchodem a odchodem. Tedy v době, kdy byl na pracovišti.

Kdežto přerušení (krátkodobá absence) říká, co dělal v době, kdy na pracovišti nebyl. Například kód absence u příchodu říká, co dělal předtím, než přišel. Kód absence u odchodu říká, co bude dělat (na jakém bude přerušení) poté, co odejde. Dostupné kódy přerušení (může jich být max.20) a rozsah jejich uznávání se nastavuje v kategoriích ve 20 tabulkách pro kódy 1 až 20.

Zatímco typ práce se nastavuje v menu Firma / Typy práce a rozsah uznávání je daný pohyblivou pracovní dobou nastavenou v kategoriích v zelené tabulce základních parametrů.

3. Vyhodnocení typů práce – menu Ostatní / Typy práce

Nyní již přistoupíme k vyhodnocení typů práce, které pracovnici v docházce načipovali. Vše se dělá v menu „Ostatní / Typy práce“. Nejprve se zobrazí formulář pro zadání podmínek k provedení vyhodnocení.

Zadáme tedy jaké pracovníky chceme vyhodnotit. Je možné zvolit buď všechny, nebo jednotlivá oddělení, případně jmenovitě jednoho ze zaměstnanců.

Dále zvolíme, které typy práce chceme do vyhodnocení zahrnout. Opět je možné zvolit buď všechny, nebo jen konkrétní typ. Pokud používáme k typům práce i kombinace se zakázkami (Zakázka::Práce – viz str. 3), je možné vybrat jednu konkrétní zakázku celou (se všemi pracemi), nebo jen jeden pár Zakázka::Práce.

Následně buď vybereme konkrétní období zadáním datumů do položek Od: - Do: a poté spustit výpočet tlačítkem „Vybrané období“. Nebo program ve formuláři nabízí i rychlí výběr Minulého týdne, Minulého měsíce či tohoto měsíce. Pak stačí kliknout přímo na tlačítko dle jeho názvu.

Poté se spustí výpočet a příprava dat. Toto může nějakou dobu trvat. Program po chvilce začne vypisovat které zaměstnance právě počítá a jaké typy práce. Je tedy třeba vyčkat na doběhnutí konce výpočtů, které mohou trvat v závislosti na rychlosti PC, délce vybraného období, počtu zaměstnanců a množství načipovaných záznamů i několik minut.

Pokud se v průběhu výpočtu na konci řádku u některého pracovníka zobrazí červené vykřičníky, je v jeho docházce chyba. Například si zapomněl čipnout odchod. Jeho data tedy nemusí být spočtena správně a je vhodné jeho docházku opravit a až poté spustit výpočet znovu.

Jakmile je výpočet dokončen, zobrazí se dole na konci stránky tlačítko Dále, na které stačí kliknout a následně se zobrazí sestava s výsledky. Viz ukázka:

Výsledná sestava je rozdělena na dvě tabulky. Horní tabulka je sumář za zaměstnance. Spodní tabulka je sumář za typy práce. Pokud byly definovány příplatky (hodinové sazby – viz str. 2 dole), jsou sumarizovány jejich výpočty. U horní tabulky je možné přepínat výpis tříděný buď podle pracovníků nebo podle typu práce.

Dále je možné horní tabulku pomocí tlačítka Podrobně přepnout na denní zobrazení. Viz ukázka:

Horní tabulku „Čas odpracovaný jednotlivými pracovníky na daných typech práce“ je tedy možné použít jako podklad pro ohodnocení pracovníků. Spodní tabulka „Souhrny odpracovaných časů na jednotlivých typech práce“ zase může sloužit jako podklad pro fakturaci zakázky konečnému odběrateli, pokud vyhodnocujete práci odvedenou na zakázkách, nebo jako podklad pro využití strojů pokud sledujete typ prováděné práce.

Při využití sazeb jako příplatků pro zaměstnance oceníte i to, že se tyto údaje přenáší do exportu výsledovky (Ostatní / Výsledovka), takže je možné je využít ve mzdovém systému.

Příplatky jsou zohledněny také ve mzdovém modulu, který je součástí samotné Docházky 3000. Ten najdete v menu Ostatní / Mzdy.

Od verze systému 6.56 se prvních 100 prací (s čísly 0 až 99) přenáší i do exportu výsledovky, výkazu a xml exportu. U posledních dvou pod čísly mzdových složek 400 (pra práci 0) až 499 (pro práci 99).

A od verze 7.15 je možné exportovat úplně všechny typy práce v sumární či podrobné sestavě do CSV nebo XLS souborů. Více podrobností naleznete níže k verzi 7.15.

Od verze 6.67 přibyla v programu možnost, aby zaměstnanci s právem editace docházky nastaveném jen na „své typy prací“ mohli v editaci docházky vložit do již zadané seance (pár příchod – odchod s nenulovými časy na jednom řádku) novou změnu práce.

Právo zaměstnance k editaci svých prací (v menu Zaměstnanci / Editace údajů):

Vložení změny práce do již zadané seance v uživatelském menu zaměstnance k editaci docházky:

Jak se projeví změna práce z obrázku výše po potvrzení zadaných údajů:

Od verze 6.67 přibyla v přibyla rovněž možnost, aby číselník typů prací mohli novými pracemi doplňovat sami zaměstnanci, respektive ti, kteří mají právo editace docházky. Tato volba je ve výchozím stavu vypnutá a většinou ji nedoporučujeme zapínat. Pokud ale nechcete zatěžovat administrátora systému zakládáním prací, je možné volbu zapnout v admin. menu Firma / Typy práce - zadání.

Viz obrázek níže:

Poté budou mít všichni uživatelé s právem editace docházky možnost zakládat nové práce do číselníku. K takto založenému typu práce se zároveň přidá právo pro kategorii zaměstnance, který práci založil. Samotné zakládání nových prací do číselníku mají zaměstnanci dostupné ze svého uživatelského menu v editaci docházky, kde je nový formulář úplně dole. Viz obrázek:

Od verze 7.15 je možné vyhodnocené údaje o odpracované době typů práce vyexportovat do CSV a XML souborů, například pro Excel či jiné tabulkové programy. Stačí v menu „Ostatní / Typy práce“ po výběru kritérií, spuštění a dokončení přípravných výpočtů zatrhnout ještě před zobrazením samotné sestavy zatržítko v položce „Povolit export dat“

Poté přes tlačítko „Zpracovat data“ zobrazíte sestavu a pod ní najdete novou část „Vyexportovaná data“ s odkazy na oba typy exportu (CSV nebo XLS).

Stačí tedy kliknout na požadovaný typ a soubor se buď nabídne k uložení, nebo rovnou k otevření například Excelem. Pokud v horní části nad sestavou přepnete třídění nebo typ zobrazení sestavy „Podrobně / Stručně“, projeví se tato změna i na následně vyexportovaném souboru. Takže pak třeba v Excelu budete mít buď sumární součty za typy práce a pracovníky, nebo podrobně včetně rozepsání datumů, kdy na které práci kdo odpracoval kolik hodin.

Od verze 7.67 je možné v menu „Firma / Typy práce – zadání“ nastavit ve spodním formuláři pro omezení na kategorii i poslední volbu kategorie na „0 – Auto/Vše“. Tím je zajištěno jednak uplatnění omezení i pro pracovníky, kteří mají v editaci údajů zaměstnance položku Kategorie nastavenou na automatickou (Auto) a čipují si typy práce přes PC nebo terminál BM-Term v zapojení on-line . Druhý význam (Vše) je, že u těchto prací a typu čipování není nutné povolovat postupně všechny kategorie, ale jeden zápis povoluje čipování této práce bez ohledu na to, do jaké kategorie pracovník patří.

Všechna omezení s nastaveným typem kategorie na „0-Auto/Vše“ se zobrazují v samostatné tabulce pod hlavní tabulkou se zadanými nenulovými čísly kategorií.

Pro čipování prováděná přes terminály napojené na řídící jednotku BM-RJ02 (tzv. zapojení off-line) a terminály BM-Finger připojené po síti nebo z nich stahovaná data pomocí USB flash disku (flešky) se omezení na kategorii nevztahují, protože v okamžiku čipování terminál kategorii pracovníka ani nezná, takže se kontroluje jen jestli typ práce existuje a je povolený položkou Stav. Toto platilo i pro starší verze než 7.67 a zůstává i nadále platné.